Politique de confidentialité
(Mise à jour du 01 juin 2024)
I. Préambule
Les données personnelles que vous nous confiez lorsque vous visitez notre site web sont traitées conformément à la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, dit « RGPD ».
Dans une volonté de transparence, nous vous présentons notre politique de confidentialité qui a pour but de vous informer sur les conditions dans lesquelles nous sommes amenés à collecter et traiter vos données à caractère personnel lors de la consultation de notre site.
II. Identité et coordonnées du responsable de traitements et du DPO
Le responsable de traitement de vos données est Documentor situé au 7 rue du lavoir, 57100 THIONVILLE.
Pour toute question relative à la gestion de vos données à caractère personnel ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous joindre :
• par mail à l’adresse suivante dpo@mesdemarchesadministratives.fr.
• par courrier à l’adresse susmentionnée.
III. Finalités et bases légales des traitements mis en œuvre
Documentor met en œuvre différents traitements de données à caractère personnel selon les fondements juridiques suivants :
1) Sur la base juridique de votre consentement (art. 6.1.a) :
- Gestion des demandes de contact.
- Gestion des envois de Newsletters/ lettres d’information.
- Gestion des cookies soumis à votre consentement.
2) Sur la base de notre intérêt légitime (art. 6.1.f) :
- La gestion de l’administration et de la sécurité du site : l’intérêt légitime étant d’assurer la sécurité et la fonctionnalité de notre site internet.
- Les cookies déposés strictement pour la fourniture d’un service, et ceux qui permettent ou facilitent la communication par voie électronique.
- Gestion des demandes de contact.
- Création et gestion d’une base de prospects.
3) Sur la base juridique de l’exécution d’un contrat et/ou des mesures précontractuelles (art. 6.1.b) :
- La réalisation de CGU à valeur contractuelles.
- La réalisation de CGV
- Gestion des demandes d’obtention de documents
- Gestion des demandes d’assistance administrative.
- Gestion des demandes d’intervention à domicile.
- Gestion des demandes de devis, des contrats et factures associées.
- Gestion des commandes en ligne.
- Gestion de la facturation.
4) Sur la base juridique d’une obligation légale (art. 6.1.c), afin de répondre à nos obligations légales et réglementaires :
- Gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition, d’effacement, de limitation, de portabilité de vos données
IV. Catégories de données à caractère personnel traitées
Les « données personnelles » s’entendent selon la définition qui est donnée à l’art. 4 du RGPD, elles font référence à toute information concernant une personne physique identifiable ou pouvant être identifiée spécifiquement.
Données d’identification :
Nous collectons les données suivantes à travers nos formulaires : Nom ; nom d’usage ; prénom ; civilité ; date de naissance ; lieu de naissance ; nationalité ; taille ; couleur des yeux ; statut matrimonial ; statut parental ; filiation ; identité des parents ; lieu de naissance des parents ; nationalité des parents ; adresse postale ; adresse de messagerie ; numéro de téléphone ; informations sur le véhicule ; immatriculation ; nom de société ; identité d’un co-titulaire.
Données techniques :
La connexion à notre site implique automatiquement la collecte des données suivantes :
Adresse IP ; horodatages (date et heure de connexion) ; données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisé ; données nécessaires à l’utilisation de la plateforme.
Règles applicables aux données bancaires :
Pour assurer la sécurité des paiements effectués sur sa plateforme, Documentor utilise les services du prestataire Stripe. Ce prestataire est certifié PCI-DSS. Cette norme est un standard de sécurité international dont les objectifs sont d’assurer la confidentialité et l’intégrité des données des porteurs de cartes et ainsi de sécuriser la protection des données de carte et de transaction.
Lorsque vous passez une commande en paiement carte bancaire sur notre plateforme, notre système de prise de commande se connecte en temps réel avec le système de paiement qui collecte vos données et procède aux diverses vérifications pour éviter les abus et les fraudes. Les données sont stockées sur les serveurs du prestataires de paiement et ne sont à aucun moment transmises sur les serveurs de Documentor. Le prestataire de paiement fait la demande d’autorisation auprès de la banque et nous transmet un numéro de transaction qui permet des opérations à hauteur du montant sur l’autorisation.
V. Les destinataires de données à caractère personnel
Les données à caractère personnel que vous nous fournissez sont transmises aux destinataires suivants :
- Le personnel strictement habilité des services internes de Documentor.
- Les sous-traitants et prestataires de Documentor qui traitent des données au nom et pour son compte :
- Hébergement : SAS OVH – 2 rue Kellerman, 59100 Roubaix, France.
- Fournisseur d’une solution de paiement en ligne : Stripe Payments Europe, Ltd. – 10 Boulevard Haussmann, 75009 Paris, France.
- Partenaire « Carte grise » : GoshTheDeal – 3 rue du général Castelnau, 57100 Thionville, France.
- Partenaire « Fiscalité » : HBST Patrimoine – 1 rue Anatole France, 57300 Hagondange, France.
VI. La durée de conservation des données
Documentor s’engage à ne conserver vos données à caractère personnel pour une durée qui n’excède pas la durée nécessaire à la poursuite et à la réalisation des finalités pour lesquelles ces données ont été collectées.
| Finalité | Durée de conservation |
|---|---|
| Gestion des demandes de contact | Pendant le temps nécessaire à la prise en charge de votre demande et au plus tard 3 ans à compter de la réception de votre demande. |
| Administration du site | 12 mois. |
| Gestion des demandes d’obtention de documents | Jusqu’à la réalisation complète du service et au plus tard 12 mois à compter de la réception de votre demande. |
| Gestion des demandes d’assistance administrative | Jusqu’à la réalisation complète du service et au plus tard 12 mois à compter de la réception de votre demande. |
| Gestion des demandes d’intervention à domicile | Jusqu’à la réalisation complète du service et au plus tard 12 mois à compter de la réception de votre demande. |
| Gestion des demandes de devis, des contrats et factures associées | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle à des fins de preuve en cas de contentieux. 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable à des fins de comptabilité pour les données de facturation. |
| Gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition, d’effacement, de limitation, de portabilité | 12 mois à compter de votre demande. |
VII. Transfert de données
1. Transfert de données en Union européenne
Documentor fait appel à des prestataires se situant sur le territoire français et de l’Union européenne :
| Prestataires | Pays d’hébergement des données |
|---|---|
| OVH | France |
| GTD | France |
| HBST Patrimoine | France |
| Microsoft | France |
2. Transfert de données hors Union européenne
Néanmoins, lorsque cela est nécessaire, Documentor peut être amené à transmettre vos données à des prestataires opérant hors de l’Union Européenne.
Dans cette hypothèse, Documentor s’assure que ses prestataires disposent d’un niveau de protection jugé adéquat par la Commission européenne. À défaut, si les données à caractère personnel sont traitées dans des pays qui ne sont pas reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat, Documentor s’attache à ce que ses prestataires soient engagés à respecter les garanties conformes au RGPD pour de tels transferts : clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, règles contraignantes d’entreprise (BCR) ou tout autre dispositif reconnu par cette réglementation.
| Prestataires | Pays d’hébergement des données | Garanties |
|---|---|---|
| Stripe | États-Unis | Data Privacy Framework |
VIII. Sécurité
En application de la législation et de la réglementation en vigueur Documentor et ses éventuels sous-traitants s’engagent à préserver confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de vos données à caractère personnel en s’engageant à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.
IX. L’exercice de vos droits
Conformément à la législation et la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants :
- Le droit d’accéder à tout moment à vos données (article 15 du RGPD).
- Le droit de rectifier, mettre à jour ou compléter vos données (article 16 du RGPD).
- Le droit d’exiger l’effacement de vos données (article 17 du RGPD).
- Le droit de retirer à tout moment votre consentement (article 13-2 c du RGPD).
- Le droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 du RGPD).
- Le droit de vous opposer au traitement de vos données (article 21 du RGPD).
- Le droit à la portabilité de vos données, lorsqu’elles font l’objet d’un traitement automatisé (article 20 du RGPD).
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :
• Par voie électronique à l’adresse suivante : dpo@mesdemarchesadministratives.fr.
• Par voie postale à l’adresse suivante : Documentor – 7 rue du lavoir, 57100 Thionville.
En cas de difficultés liées à la gestion de vos données ou de l’exercice de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : site internet : (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).
